De kracht zit niet in minder alarmen, maar in het streven naar een omgeving waarbij het vertrouwen is dat elk alarm terecht klinkt
Ben Sawaryn, Qualified Medical Engineer en Ketenregisseur VOS-MOS-MAS, ZGT
ZGT (Ziekenhuisgroep Twente) werkt op meer dan veertig afdelingen met het vernieuwde VOS-MOS-MAS (Verpleegkundig Oproep Systeem-Medisch Oproep Systeem-Medisch Alarmeringssysteem).
Wat in 2022 begon als een vervanging van een systeem groeide uit tot een organisatiebrede verandering in mindset: medische alarmering niet langer zien als techniek, maar als integraal onderdeel van een veilig en efficiënt zorgproces. Verpleegkundigen, technici en management deelden één overtuiging: alarmering is pas veilig als de hele keten klopt. De vraag was niet of het systeem werkt, maar hoe het ziekenhuis ermee werkt.
Van piepers naar procesdenken
Het oude alarmeringssysteem was technisch verouderd en de aangekondigde end-of-service datum naderde. Hoewel dus een noodzaak, koos ZGT niet alleen voor een simpele vervanging, maar voor een doordachte herziening van de hele alarmeringsketen: van oproepknop tot en met smartphone, van server tot en met menselijk handelen. Ben Sawaryn, Qualified Medical Engineer en ketenregisseur VOS-MOS-MAS licht toe: “Een alarmeringssysteem is niet alleen een product, maar ook een proces. Pas als techniek, werkwijze en mindset op elkaar aansluiten, ontstaat er rust en betrouwbaarheid.”
ZGT introduceerde eerst één ziekenhuisbrede basisconfiguratie, de zogenaamde baseline. Alle afdelingen werken volgens dezelfde uitgangspunten voor prioriteiten, vertragingen en escalaties. Die uniformiteit zorgt voor rust en herkenbaarheid tijdens de implementatie. Nieuwe medewerkers begrijpen sneller de logica van het systeem, ongeacht op welke afdeling ze werken. Nu volgt het finetunen per afdeling: optimalisatie op basis van data en ervaring, niet op gevoel. Daarmee is de verwachting dat het systeem nog beter aansluit op de specifieke werkprocessen. De balans tussen uniformiteit en specificiteit biedt grote voordelen: flexibele inzet van personeel, minder interpretatieverschillen en een doelmatig zorgproces.
Dankzij één taal van alarmen in het hele ziekenhuis, weet iedere zorgprofessional direct wat er speelt. Ben Sawaryn voegt hieraan toe:
Eerst ziekenhuisbreed stabiliteit creëren, daarna verbeteren. Zo bouw je duurzaam aan kwaliteit.
MDDG: solide kern van de infrastructuur
Het MDDG-platform van itemedical vormt de technische ruggengraat van de medische alarmeringsketen. Het beheert, veilig en gecontroleerd, de connectiviteit tussen alle medische apparatuur, ongeacht merk of leverancier. De MDDG bewaakt de datastroom en koppelt deze betrouwbaar aan het alarmeringssysteem zonder dataverlies of interpretatiefouten. Dankzij de MDR-certificering voldoet het aan de strengste Europese normen voor medische software.
De MDDG draagt daarmee bij aan de solide basis waarop ZGT haar ketenregie bouwt. Het ziekenhuis beheert en optimaliseert door die stabiele infrastructuur de volledige alarmeringsketen zelf. Zo garandeert ZGT dat techniek, processen en organisatie elkaar continue versterken. De rol van ketenregisseur is structureel belegd binnen de organisatie.
Hoewel ZGT de regie zelf voert, werkt zij nauw samen met partners als CLB en itemedical. Zij leveren als leveranciers niet alleen technologie, maar ook kennis en begeleiding bij het borgen van de keten. Het interne eigenaarschap en expertise, met ondersteuning van de partners, maakt het model duurzaam en toekomstbestendig.
Mindset als motor van succes
ZGT beschouwt het VOS-MOS-MAS inmiddels als een bedrijf kritisch systeem, net zo belangrijk als het EPD of de patiëntbewaking. Het systeem staat direct in verbinding met de veiligheid van patiënten en het functioneren van de zorgketen. Elke onbedoelde vertraging of fout heeft impact. Daarom gelden dezelfde eisen als voor elk vitaal systeem. ZGT test elke wijziging integraal in een speciaal ingerichte test- en trainingsruimte en garandeert zo betrouwbare architectuur en vrijgaven. Wat ooit een demoruimte voor het inkooptraject was, is nu een permanente leer- en testomgeving. “Een alarmeringssysteem dat de zorg ondersteunt, is één van de fundamenten van het verpleegkundig proces. Dat besef heeft alles veranderd in hoe we ermee omgaan,” zegt Ben Sawaryn.
De grootste verandering zit in de houding, niet in de techniek. Waar zorgprofessionals alarmen als storend of als vanzelfsprekend ervaarden, groeit nu het bewustzijn dat elk signaal de aandacht krijgt die het verdient. Zorgprofessionals werken met vertrouwen, de beheerorganisatie bewaakt continu de alarmketen. Het management ziet rust en efficiëntie terug in de praktijk.
Het VOS-MOS-MAS vormt nu een geborgd, betrouwbaar en onmisbaar onderdeel van de ziekenhuisorganisatie. ZGT toont dat technologie pas echt werkt wanneer je zicht hebt over de hele keten: van techniek tot en met gedrag.
Elke verbetering telt
De komende periode verfijnt ZGT het gebruiksproces, de alarmfilters en -vertragingen en analyseert data via interne alarm coaching trajecten, samen met de zorg. Elke verbetering versterkt de rust op de werkvloer en daarmee de kwaliteit van zorg voor de patiënt.