Gemiddeld 70% alarmreductie is niet klein. Dat is gigantisch.
Roy Donker, Applicatiebeheerder ICT en lid van de alarmeringscommissie, Tergooi MC, Hilversum
Wat begon als een technisch vraagstuk rond data-ontsluiting, groeide bij Tergooi MC uit tot een bredere aanpak van medisch alarmmanagement. Na de verhuizing naar het nieuwe ziekenhuis in Hilversum, wilde Tergooi MC data uit nieuwe infuuspompen zowel naar het EPD als naar het alarmdistributiesysteem sturen. Het dockingstation ondersteunde slechts één datastroom en nieuwe dockingstations vroegen om een forse investering. De Medical Device Data Gateway (MDDG) van itemedical bood hiervoor de technische softwareoplossing. Later liet het ziekenhuis ook de monitoralarmering via de MDDG lopen.
Die technische basis bracht meer dan alleen een stabielere alarmketen. De MDDG maakt alarmdata ook beschikbaar voor analyse. Zo kreeg het ziekenhuis inzicht in wat er daadwerkelijk in de alarmketen gebeurde. Daarmee verschoof de vraag van komen de alarmen goed door naar welke alarmen moeten daadwerkelijk direct op de zorgtelefoon binnenkomen? Dat inzicht vormde de basis voor gerichte alarmreductie op zes afdelingen, met een kleine aanpassing in alarmvertraging en een opvallend groot effect.
Meer grip op de alarmketen
Voor ICT geeft de MDDG meer overzicht over medische apparatuur en de alarmketen. Dat helpt bij het dagelijks beheer én wanneer ergens een storing of onderbreking optreedt.
“Als er een probleem in de alarmeringsketen zit, zie ik veel sneller waar iets niet goed gaat. Voorheen kostte het veel meer tijd om dat uit te zoeken.”
Van alarmdata naar gerichte analyse
De alarmeringscommissie zag dat grote aantallen medische alarmen richting de zorg gingen. Met de alarmdata van zes afdelingen bracht de alarmcoach van itemedical in beeld waar ruimte lag voor optimalisatie en het mogelijke effect van verschillende vertragingen op lage-prioriteitsalarmen.
De analyse gebeurt per afdeling, omdat alarmprofielen, aantallen en type alarmen verschillen tussen bijvoorbeeld afdelingen als de ICU, CCU en kinderafdelingen. De alarmcoach adviseert daarom per afdeling over gerichte optimalisaties en betrekt daarbij ervaringen uit ander ziekenhuizen.
Die vergelijking gaf de alarmeringscommissie extra houvast bij het beoordelen van de mogelijkheden voor alarmvertraging. “Dat vergelijkende is heel prettig. We willen niet per se de eerste zijn die iets doet.”
Als je weet dat zo’n aanpassing bij een ander ziekenhuis goed werkt, geeft dat vertrouwen om zelf die stap te zetten.
“We bekeken hoeveel het aantal alarmen zou afnemen bij vijf, tien of vijftien seconden vertraging. Die cijfers waren veelbelovend. Daarom besloten we daarmee verder te gaan.”
Tergooi MC koos er in deze eerste stap voor om ziekenhuisbreed dezelfde configuratie toe te passen.
De alarmeringscommissie beslist
De data geeft richting, maar de alarmeringscommissie bepaalt welke aanpassingen Tergooi MC doorvoert. In de commissie zitten onder meer ICT, klinische fysica, medische technologie, verpleegkundigen, teamcoördinatoren en een medisch specialist.
“De alarmeringsketen is specialisme-overstijgend. ICT heeft daar een aandeel in, medische techniek ook, maar uiteindelijk werkt de zorg ermee. Je hebt elkaar dus nodig.”
De commissie beoordeelt de analyse, weegt de klinische impact en besluit welke stap veilig en verantwoord past binnen de praktijk.
Kleine aanpassing, groot effect
De alarmeringscommissie koos bewust voor een eerste, beheersbare stap: vijf seconden vertraging op de lage-prioriteitsalarmen. Na eerdere problemen in de alarmketen vond de commissie het belangrijk om het vertrouwen en draagvlak op de afdelingen te behouden.
“We wilden iets doen waarvan we vanuit alle lagen konden zeggen: dit is verantwoord, dit is veilig.
Daarom zijn we klein begonnen”
De cijfers van juni en juli laten een duidelijk effect zien per afdeling vóór en na 5 seconden vertraging.
In de oude situatie registreerden de zes afdelingen 192.235 lage-prioriteitsalarmen. Na de toegepaste vertraging bereikten 58.968 alarmen de zorgtelefoon. Dat scheelt 133.267 doorgestuurde alarmen in twee maanden, een reductie van gemiddeld 69%.
Dat maakt het verschil zichtbaar
De daling valt in de dagelijkse praktijk niet altijd direct op. “Als je het aan de zorg vraagt, zeggen mensen: volgens mij krijg ik wel een stuk minder alarmen. Maar het wordt ook heel snel weer normaal.” Juist daarom helpt objectieve alarmdata om het effect zichtbaar te maken.
Stap voor stap verder
Voor de alarmeringscommissie stopt alarmoptimalisatie niet na deze eerste aanpassing. Periodieke analyse van de alarmdata brengt nieuwe patronen en optimalisatiemogelijkheden in beeld.
Binnen dit proces ondersteunt de alarmcoach met data-analyse en advies. De alarmeringscommissie houdt de regie en bepaalt welke aanpassingen veilig en verantwoord passen binnen de praktijk. Roy noemt daarbij ook de korte lijnen met het itemedical-team als prettig zowel tijdens de analyse als bij vragen over de MDDG.
Zo ontstaat een vaste verbetercyclus: analyseren → beoordelen → aanpassen → opnieuw meten.
“Het is wel de wens dat we hier periodiek naar terugkijken om te zien: hoe kunnen we vervolgens weer verder?”, vertelt Roy.
Roy waardeert ook de korte lijnen met het itemedical-team, zowel tijdens de analyse als bij vragen over de MDDG.“
Kijk naar de hele alarmketen
Voor andere ziekenhuizen heeft Roy vooral één advies: bekijk medische alarmering als één geheel en betrek alle disciplines die daarin een rol spelen.
De MDDG is voor mij echt een verbindingsstuk. Je krijgt veel beter inzicht in waar je als geheel mee bezig bent. Je ziet wat je doet en wat het oplevert.
Bij Tergooi MC begon dat met betrouwbare data-ontsluiting. Inmiddels vormt diezelfde basis het vertrekpunt voor gerichte alarmreductie en verdere optimalisatie van de alarmketen.