Ketenregie in AZ Delta

Voor een veilige en beheersbare alarmketen

Regievoering is nodig voor een optimale samenwerking bij projecten waar veel partijen en schakels in de keten bij betrokken zijn. Zeker als het gaat om installaties van bedrijfskritische applicaties in ziekenhuizen zoals een Medisch Alarm Systeem (MAS). In het AZ Delta speelden tijdens de implementatie van een medisch alarmeringssysteem veel verschillende partijen en schakels een rol. In zo’n grote keten kan er snel een kink in de kabel komen. Om deze schakels op één lijn te krijgen, besloot het AZ Delta om gebruik te maken van de ketenregisseur van itemedical. Wouter Dejaeghere (Diensthoofd Biomedische Techniek) en Jessy Malfait (Stafmedewerker Biomedische Techniek) lichten toe hoe de ketenregisseur hen ondersteunde bij de route naar een veilige en beheersbare alarmketen op de afdeling Cardio/Stroke, ondersteund door telemetrie en vaste monitoring.

De rol van de ketenregisseur

De inzet van een ketenregisseur kan cruciaal zijn bij complexe projecten met veel schakels zoals de implementatie van medische alarmeringssystemen in ziekenhuizen. Een ketenregisseur zorgt ervoor dat alle partijen in de keten maximaal tot hun recht komen en optimaal samenwerken aan een gezamenlijke opdracht. De nadruk ligt op communicatie en relaties tussen de verschillende partijen. De ketenregisseur bewaakt het horizontale proces over alle participanten heen om vertragingen en fouten te voorkomen. Een slechte implementatie van medische software kan leiden tot een patiënt safety issue. Dat wil je voorkomen.

Het Algemeen Ziekenhuis (AZ) Delta besloot in 2022 om nieuwe telemetriezenders in te zetten voor de cardio afdeling te Menen. De installatie hiervan moest aansluiten op de bestaande alarminfrastructuur van 25/8 om een Medisch Alarm Systeem te vormen. Voor de installatie van dit systeem deed AZ Delta een beroep op meerdere partijen. Door deze alarmoplossing verschijnen alarmen van medische apparatuur op een slimme manier op een DECT-telefoon. Dankzij filtering en vertraging ontvangt de verpleegkundige enkel de klinisch relevante alarmen. Dit is cruciaal in een ziekenhuis, want een relevant alarm wil je niet missen. Daarom was een correcte en en transparante uitvoering – met zicht op de volledige keten – noodzakelijk voor AZ Delta voor een veilig beheer. Dit leidde tot de inzet van de ketenregisseur van itemedical. Wouter Dejaeghere (Diensthoofd Biomedische Techniek) en Jessy Malfait (Stafmedewerker Biomedische Techniek) lichten toe waarom en hoe de ketenregisseur hen ondersteunde.

De praktijk

Wouter Dejaeghere: “Bij de opstart van dit project ondervonden we zelf wat moeilijkheden. Je onderschat snel hoe complex het allemaal is, omdat het niet je corebusiness is. Het gaat immers over de patiënt, de monitoring, alle technische zaken die verband houden met connectiviteit, de telefooncentrale tot en met de verpleging. Het is zodanig veel waar je op moet letten, waarin we zelf niet altijd de expertise hebben om de juiste vragen te stellen, om de juiste eisen op tafel te leggen…, het is een lang pad waarin je de kortste weg wil zoeken. Het proces vertraagt enorm op deze manier. Daarom besloten we om beroep te doen op de ketenregie van itemedical. Als het op voorhand in de offerte zat, bestelden we deze optie niet. Bij een nieuw traject bestellen we dit echter onmiddellijk weer. Het ontzorgt je bij een hoop taken die je niet eigen bent.”

Jessy Malfait: “We probeerden zelf de schakels bij elkaar te krijgen vanuit Biomedische Techniek: je moet een bepaald profiel aannemen, extra vragen stellen die niet tot je dagelijks takenpakket horen, etc. Dat zorgt voor verwarring bij alle betrokken partijen. Je moet er bovendien veel extra tijd in steken die je niet aan je kerntaken kan wijden. De samenwerking met Willem-Jan van de Werken, de ons toegewezen ketenregisseur, ervaarden we als erg professioneel. Hij volgt de timeline goed op, herhaalt de gemaakte afspraken na iedere meeting. Omdat hij geen deel uitmaakt van ons eigen team, werden zijn opmerkingen sneller aanvaard. Door de persoonlijke aanpak en de vragenronde, voelt iedere partij zich echt betrokken in het project. Dat waarderen we enorm. Een paar van zijn werkmethodes passen we nu zelf ook toe tijdens onze meetings.”

Wouter: “Ook als interne projectmanager mis je soms de bal. Want hoewel je een zo breed mogelijk zicht probeert te krijgen, zijn de zaken rond alarmmanagement zo specifiek dat je daar geen overzicht in houdt. Je moet je verdiepen in problematiek die je niet beheerst. Want hoewel alarmmanagement een niche product is, is dit een erg kritisch product en een hele belangrijke speler in ons applicatieve product portfolio.”

Kennis van zaken

De ketenregisseur werkt nauw samen met verschillende producenten en kent daardoor de apparatuur van binnen en van buiten. Connectiviteit met medical devices is de corebusiness van itemedical. De functionaliteit van de ketenregisseur ligt bij een professional die:

• de klinische toepassing van de alarmketen kent
• de ingezette technische componenten kent: enerzijds van de medische apparatuur en de tussenliggende hardware, anderzijds van de toegepaste software voor alarmfiltering en differentiatie
• weet hoe een ziekenhuis support organisatie werkt met de interne en externe afhankelijkheden
• de toeleveranciers van de medische apparatuur en alarmeringsoplossingen kent
• de nadruk legt op communicatie en relaties.

Jessy: “Als gevolg van de vlotte samenwerking blijven er voor toekomstige trajecten weinig struikelblokken over. De manier van werken beviel ons enorm, net zoals de support gedurende dit traject. Zelfs op een vrijdag om 16:58 uur konden we nog bellen voor een issue en hielp Ivo Bokern ons met een glimlach verder. Dat kom je niet snel tegen.  Er ontstaat een vertrouwensband, wat een goede samenwerking met onze leveranciers bevordert.” 

Ondersteuning à la carte

Jessy: “Een ander voordeel is de beperktheid in de tijd: je kan de ketenregisseur boeken voor een paar dagen. Eens afgerond, is de kostenpost ook afgerond. Voor de opzet van een nieuw alarmtraject op een andere afdeling kan je deze ketenregisseur opnieuw inschakelen. Zodra er routine komt in het verder uitrollen van alarmmanagement in de organisatie, is de inzet van deze persoon niet meer nodig. Dan hebben we de methodiek onder de knie en beheersen we dit zelf. “

Van pré-implementatie tot beheer

Ook nazorg is een onderdeel van ketenregie. Want juist omdat het gaat over een kritische bedrijfsapplicatie, is vlot schakelen bij problemen belangrijk. De ketenregisseur kan snel aanduiden wie de verantwoordelijkheid draagt van het probleem en wie dit moet oplossen. Zelfs na oplevering van het project, behoudt de ketenregisseur het overzicht op de hele keten. Op de vraag waar de verantwoordelijkheid ligt voor het aanbieden van ketenregie, zijn Wouter en Jessy unaniem. “De enige partij die dit kan realiseren is ofwel intern als je daar iemand specifiek voor opleidt of dat takenpakket toebedeelt. Ofwel een partij als itemedical, omdat zij met de software in het midden van de keten zitten en sowieso al nauw samenwerken met de verschillende partijen.”

Wouter: “We zouden het bij een volgend project in ieder geval niet zelf doen. Binnen AZ Delta zie ik die taken enkel bij BMT. Maar momenteel hebben wij de resources noch de tijd om daar zelf in te investeren. Het hangt er uiteraard ook een beetje van af welke taken bij welke afdeling zitten. Je moet al goed thuis zijn in het medische luik om de analyse van de alarmen te doen. Dat is vaak net iets complexer dan je denkt. Het is zo breed dat dit in een ziekenhuis veel kennisdomeinen overschrijdt, waardoor je telkens ergens in het project vastloopt. Daarom vinden we het veel logischer dat dit vanuit itemedical wordt aangeboden.”

Advies AZ Delta

Wouter: “Begin vooral niet zelf te rommelen. Vaak verbrand je een project doordat je er zelf aan begint en er niet voldoende kennis over hebt. Dan creëer je wantrouwen doorheen de organisatie en faalt je plan. En dat is jammer van de investering, zowel qua geld als qua tijd. Dankzij de ketenregisseur ziet iedereen hoe goed dit wordt aangepakt, het traject is duidelijk, iedereen heeft een taak. Het gaat efficiënt vooruit en zo krijg je het vertrouwen van iedereen die rechtstreeks en onrechtstreeks belanghebber is van je project rond alarmmanagement en alarmveiligheid.  Zeker voor een eerste set-up is dit een aanrader.”

Jessy: “Iedereen is beter geïnformeerd over zijn rol binnen de keten die erachter zit. Ze weten de grote blokken waar ze deel van uitmaken zonder in detail te hoeven treden. Dat schept meer duidelijkheid en zorgt voor snellere aanvaarding van de toebedeelde rol.”

Wouter: “We kunnen iedereen aanraden om gebruik te maken van ketenregie, het is echt een meerwaarde. Het verlost je van een hoop kopzorgen en het project gaat vooral veel sneller vooruit. De leercurve in het proces is door de inzet van de ketenregie veel korter. Je wordt echt ontzorgd: je behoudt focus op je eigen kerntaken zodat je inzet efficiënter wordt.”

Heb je plannen voor een implementatie van een Medisch Alarm Systeem voor een stillere zorgomgeving met minder onnodige alarmen? De ketenregisseur van itemedical ondersteunt je graag en geeft op een structurele manier vorm en/of beheer aan jouw alarmketen.